Prva ključna točka dobrega načrtovanja dopustov je vsekakor časovnica. »Zaposlene spodbujamo, da večtedenske dopuste najavijo čim prej, da bi lahko delo v ekipi nemoteno potekalo naprej. Znotraj ekip se poskrbi za ustrezno predajo nalog in nadomeščanje, da lahko vsak uživa zasluženi počitek,« pojasni Tina Štrus iz podjetja Sportradar, najboljšega zaposlovalca v kategoriji velikih podjetij po izboru Zlata nit. V petih letih so število zaposlenih več kot podvojili, kadrovski oddelek so preimenovali v »people« oddelek; usmerili so se v debirokratizacijo, v koncepte kariernega razvoja vpenjajo umetno inteligenco. Štrusova poudarja, da je za dopustovanje pomembno tudi, da se tekoči projekti dobro dokumentirajo sproti, s pomočjo različnih programskih orodij. Dobra komunikacija in timsko delo sta v tem času še posebno pomembna. »Ker so mnoge ekipe mednarodne, se je kot dobra praksa izkazalo vnaprejšnje obveščanje povezanih oddelkov o prihajajoči odsotnosti, da se prioritetne zadeve pravočasno zaključijo in se lahko zaposleni s slovenske lokacije odpravijo na oddih.«
Če ni res nujno, vlada tišina
Dopust je namenjen odmiku, počitku od dela in regeneraciji. Vsak klic iz službe ta proces zmoti. »Zato v RLS velja nenapisano pravilo, da se na dopust ne kliče nikogar, če ni res zelo, zelo, zelo nujno,« pojasni Ilijana Šuligoj Javornik, direktorica kadrovskega področja v RLS, finalistu za priznanje zlata nit. »Da se tega pravila lahko držimo, imamo dobro oblikovan plan namestnikov in dobro izpeljane primopredaje nalog in odgovornosti pred odhodom na dopust. Tako urejeno nadomeščanje v digitalni dobi z dostopnimi podatki v dobro postavljenih sistemih ne predstavlja večjih izzivov.« Odsotnost v času dopustov upoštevajo že pri letnem načrtovanju nalog, dogodkov, projektov, saj podjetje natanko ve, koliko razpoložljivega dopusta imajo zaposleni, pravijo, da zadrege s koriščenjem dopusta praktično ni.
Digitalno nomadstvo
V podjetju Outbrain, finalistu za priznanje zlata nit med srednje velikimi podjetji, skrbijo, da je vsak zaposleni dovolj spočit ne samo poleti, ampak skozi vse letne čase, saj nekateri preferirajo daljši dopust v hladnejših mesecih. »Tako je zaposlenim vse leto na voljo digitalno nomadstvo, ko lahko zaposleni dela 15 delovnih dni od koder koli po svetu,« pojasni Vika Breznik iz kadrovske službe. »Ekipe imajo veliko avtonomije pri organizaciji dopustov, saj med seboj najbolje vedo, kdo lahko pokriva delo, medtem ko nekoga ni. Pomembno je, da je vedno na voljo nekdo, ki zna pravilno popraviti kaj v kodi ali zagotoviti podporo stranki, zato je na splošno v ekipah od tri in šest ljudi, da zagotavljamo neprekinjeno poslovanje, kar je najboljša praksa tudi v poletnih mesecih.«
Kdo ima prednost?
V Zavarovalnici Sava, finalistu izbora Zlata nit med velikimi podjetji, poročajo, da si sodelavci v obdobju počitnic med seboj pomagajo, prevzemajo naloge drug drugega v času odsotnosti, saj le tako lahko dopust služi svojemu namenu, torej počitku. »Med šolskimi počitnicami imajo pri organizaciji dopustov prednost starši šolarjev, ker pa so naše ekipe generacijsko zelo raznolike, se ne zgodi pogosto, da bi prav vsi želeli koristiti dopust v istem terminu. Tudi v vodstvu družbe so za čas odsotnosti ustrezno organizirana nadomeščanja. V ta namen so v družbi prepoznani namestniki, ki v času dopusta svojega nadrejenega prevzamejo aktivno vlogo.«
