Internet in pametni telefoni s številnimi aplikacijami za takojšnje sporočanje (angl. instant messaging), čedalje bolj vplivajo tudi na način komunikacije med zaposlenimi. Čeprav so elektronska pošta, pogovor v živo in po telefonu še vedno najpogostejši načini dogovarjanja s sodelavci, mlajše generacije vse pogosteje uporabljajo skype, instant messenger, slack in druge aplikacije za takojšnje sporočanje.
Tega pravzaprav ni težko razumeti, pravijo pri Reportlinkerju, avtorju ameriške raziskave o prodoru aplikacij za takojšnje sporočanje na delovno mesto. Aplikacije z vsemi orodji namreč pripomorejo k učinkovitejšemu sodelovanju in lažjemu pregledu nad različnimi projekti. Najbolj priljubljeni aplikaciji za takšen način komunikacije v ZDA sta instant messenger in slack, zato ni nenavadno, da se je v ta segment podal tudi facebook z omrežjem workplace, dodajajo avtorji raziskave.
A če sta na eni strani prednosti takojšnjega sporočanja hitra odzivnost in pogojno višja produktivnost, tovrstne aplikacije za podjetja še vedno pomenijo tveganje. Gre za nevarnost neomejenega dostopa do interneta, širjenja virusov in na drugi strani tudi manjše produktivnosti in neprimerne vsebine na delovnem mestu, so Reportlinkerju zaupali delodajalci.
Prav tako so lahko aplikacije za takojšnje sporočanje moteče, dodajajo, saj eden od štirih vprašanih zaposlenih čuti pritisk, da mora na sporočilo odgovoriti nemudoma, četudi je sredi drugega dela. Tako čuti tudi skoraj polovica tistih, ki so verjeli, da jim bo uporaba aplikacij za komuniciranje zmanjšala količino elektronske pošte. Skrbi jih tudi pomanjkanje osebnih stikov in zasebnosti.
Mastodonti omejujejo, mladi spodbujajo
Veliko podjetij je zato že oblikovalo pravilnike o uporabi in dostopu do interneta na delovnem mestu, številni zaposlenim celo onemogočajo dostop do določenih spletnih strani. Komunikacijska orodja oziroma aplikacije zato izbirajo IT-oddelki, čeprav ima takojšnje sporočanje lahko velik vpliv na interakcijo med sodelavci in tudi med zaposlenimi ter zunanjimi poslovnimi partnerji.
Vendar takšne ukrepe praviloma sprejemajo velika podjetja, mastodonti, medtem ko je v mladih (tehnoloških) podjetjih slika povsem drugačna, tudi pri slovenskih. Ustanovitelji so zrasli skupaj z IRC, eno prvih spletnih klepetalnic, zato pri njih nikoli ni bilo dvoma o spletnih komunikacijskih orodjih. »Seveda še vedno uporabljamo elektronsko pošto, ampak so tudi druga orodja samoumevna. Sprva sta bila to skype in IRC, pred dvema letoma pa smo presedlali na slack, ker je bilo elektronske pošte preprosto preveč,« je o slacku kot hrbtenici komunikacije v podjetju povedal soustanovitelj in direktor Zemante Boštjan Špetič.
Zaposlene navdušuje, da lahko v aplikaciji slack ustvarijo več pogovornih skupin in celo spletne skupnosti, to orodje pa uporabljajo tudi za komuniciranje s strankami oziroma poslovnimi partnerji, pravi. A pri vsem skupaj je bistveno, da s slackom niso obremenjeni. »Znajo se odklopiti, ko imajo drugo delo, pa tudi preostali smo uvidevni in ne sprožamo alarma za nepomembne zadeve. Veliko časa smo tudi namenili, da smo se naučili uporabljati in izkoristiti vse prednosti slacka, ki za nas nima konkurence,« je dejal Špetič.
Zgovoren podatek o tem, da jim orodje, ki podpira tudi glasovno in videokomunikacijo, resnično lajša delo, je ta, da za njegovo uporabo namenijo nekaj sto evrov na mesec, je še dodal nekoliko v šali.
Prednosti so večje od nevarnosti in pasti
Na slack prisegajo tudi v drugih slovenskih digitalnih podjetjih. V Red Orbitu so denimo preizkusili različna orodja, od skypa do google chata ter v vmesnem času celo za eno leto ukinili kakršno koli komunikacijo s tovrstnimi aplikacijami. Vendar se je izkazalo, da so kljub nevarnostim in pastem, kot so zasebni pogovori, izgubljanje fokusa in prekinjanje miselnega procesa, prednosti še vedno večje, pravi direktor podjetja Andraž Štalec.
»Ne gre zgolj za veliko hitrejšo komunikacijo in pridobivanje odziva, prednost vidim predvsem v zmožnosti komunikacije ne glede na lokacijo zaposlenega ter v integraciji z drugimi sistemi. V Red Orbitu tako slack predstavlja nekakšno vozlišče vseh informacij. Povezan je z našim sistemom task management, analitičnim sistemom, spletnimi obrazci, družbenimi mediji, spletno stranjo, CRM-sistemom in podobnim. Vse to nam omogoča, da prihranimo precej časa, saj so vse informacije dostopne na enem mestu in v vsakem trenutku,« je podobno izkušnjo, kot jo ima s slackom Zemanta, opisal Štalec.
Več časa za stranke lahko prinese nove posle
Tako je tudi v podjetju Drugi vid, razpetem med Mariborom in Londonom. Sprva so sestankovali prek skypa, ki ga zdaj ob google hangouts uporabljajo le še za komunikacijo s strankami, medtem ko tudi oni delijo datoteke, ustvarjajo kanale za različne stranke in za druge stvari podjetja uporabljajo slack.
»Skypa se zadnje čase izogibamo, saj ima le 30-dnevno zgodovino pogovora in pomeni težavo pri iskanju starejših informacij, ki se pogosto izgubijo,« je dodal direktor podjetja Drugi vid Luka Topolovec, ki prednosti tovrstnih aplikacij vidi predvsem za interno uporabo, medtem ko za dogovarjanje s strankami lahko izgubijo veliko časa, ki ga stranki ne morejo zaračunati, a je na drugi strani stranka lahko bolj zadovoljna in zato sklene še več poslov.
»To je realnost in vsak posameznik se mora naučiti, kako izklopiti ta 'hrup', da te vibriranje slacka ali skypa ob 22. uri ne vrže iz tira,« je o neizbežni implementaciji aplikacij za takojšnje sporočanje v delovne procese podjetij še dejal Topolovec.
