Zgodi se, da se ob posvečanju aktivnosti, s katero smo zamenjali zahtevano nalogo, počutimo bolje, bolj sproščene, olajšane. Vendar če to počnemo redno, odlašanje preide v navado, še več, posvojimo ga kot stalno strategijo izogibanja. To je nevarno, saj bo hipen dober občutek na dolgi rok izzval marsikatero nadlogo. Vsak dan naj bi z različnimi kradljivci časa, kjer prednjači zlasti tehnologija, porabili več kot uro. Najbolj so k temu nagnjeni mladi, stari od 14 do 29 let. »Zavedati se je treba, da je proces odlašanja povezan s stresom, anksioznostjo, občutki krivde, depresijo in utrujenostjo. Vpliva tako na zmanjšanje zadovoljstva v življenju kot tudi na uspešnost na delovnem mestu, saj bo vaša zadolžitev povečini opravljena manj kakovostno. Kar pa vpliva tudi na odnos sodelavcev v delovnem timu ali oddelku do vas. Vaše lastne kompetence, kot so zanesljivost, odgovornost, organizacijske sposobnosti in postavljanje prioritet, postavite zelo hitro pod vprašaj,« meni Alenka Kraljič, psihologinja in direktorica operativnega poslovanja v kadrovskem podjetju Trenkwalder.
Odlašanja ne smemo enačiti z lenobo. Ne gre za izogibanje delu; gre za izogibanje negativnim čustvom. Razlogi za zavlačevanje so različni, največkrat gre za pomanjkanje motivacije in volje, lahko pa tudi za napačno oceno, koliko časa potrebujemo za nalogo, slabo organizacijo delovnega in zasebnega življenja. Vzroki pa so pogosto tudi globlji, zlasti dvom o lastnih sposobnostih, zaradi česar nalogo, ki se nam zdi prezahtevna, odložimo v nedoločen čas. Priznati si je pač treba, da pravega časa za nekaj, kar nam ne diši, ne bo nikoli. Bolj ko odlašamo s pomembnimi nalogami in za »nagrado« na delovnem mestu delamo manj pomembne reči, bolj sta naša rast in razvoj uspavana.
Največ časa izgubite, preden začnete
»Delodajalci lahko poskrbijo za učinkovite odmore na delovnem mestu z jasno določenimi časovnimi okviri, ki so enakomerno razporejeni skozi delovni dan. To pomaga zmanjšati možnost izogibanja delovnim nalogam, hkrati pa ohranja visoko raven produktivnosti. Ključno je tudi, da vključijo kratke, redne odmore, ki krepijo zavzetost in motivacijo zaposlenih,« priporoča trenerka de Bonovih metod Tanja Čajavec. S kolegico Aleksandro Arnuš priporočata tudi umestitev aktivnega odmora – časa za razgibavanje ali meditacijo ter prilagoditev delovnega mesta psihofizičnim lastnostim posameznika, še posebej povratnikom z dolgotrajne bolniške.
»Obstaja več tehnik, kako se lahko izognemo odlašanju, vendar smo pri vseh mi sami glavni akterji. Če ni želje in zavestne odločitve, ki izhaja iz nas samih, da se torej lotimo žive žabe za dobro jutro, so vse tehnike le mrtva črka,« opozarja psihologinja Alenka Kraljič. Živa žaba se nanaša na citat Marka Twaina: »Zjutraj najprej pojej živo žabo in v preostanku dneva se ti ne bo zgodilo nič hujšega.« Opisuje nelagodje in odpor do neprijetne naloge. V prvi vrsti morajo biti vodje zgled svojim sodelavcem na delovnem mestu, tudi kar zadeva odlašanje in prelaganje. Torej mora vodja poskrbeti za to, da ne prelaga svojega dela na druge in ne odlaša s prioritetnimi nalogami. »S pravim zavedanjem in tehnikami se torej to da v kratkem času tudi priučiti. Nato pa naj vodja ta svoj novi pravilni vzorec vedenja in priučene tehnike za čim manjše prelaganje in odlašanje nenehno spodbuja še v svojem timu. Tako se tokokrog čakanja, nelagodja, negativne komunikacije in vseh slabih zadev zaradi odlašanja oziroma prelaganja hitro prekine in prav občuti se, kako tim na novo zaživi.« Pomembno je tudi ustrezno delovno okolje. Dejavniki, ki neposredno vplivajo na zbranost, so hrup, nepravilna osvetlitev in neprimerna delovna površina.
Odlašanje naredi lahke stvari težke in težke še težje
Kraljičeva navaja, da številne študije potrjujejo, da tisti, ki prelagajo obveznosti, dosegajo nižje ocene in slabše rezultate dela, čutijo zaskrbljenost, stisko in so pod pritiskom, kar pomembno vpliva tudi na njihovo duševno zdravje, zmanjšuje učinkovitost ter zvišuje raven stresa. Dlje ko odlašamo, bolj se nam oddaljuje cilj, naloge se kopičijo, stiska je večja. Prokrastinacija je pogosto povezana tudi s perfekcionizmom, občutkom krivde in strahom. Tehnike, kako se otresti te navade, izhajajo v prvi vrsti iz zavestne odločitve, da se tega ne gremo več. Koraki pa so naslednji: delovni dan naj ima jasno začrtane prioritete, pri čemer naj bo vaša »živa žaba« na vrhu seznama, pri postavljanju ciljev bodite realni (upoštevajte svoje zmogljivosti in razpoložljivost glede na preostale zadolžitve in tudi realno načrtujte čas), v okviru zmožnosti prilagodite oziroma organizirajte delovno mesto tako, da zmanjšate moteče dejavnike in možnost odlašanja, ter skrbno načrtujte svoj čas. Ob pospešeni uporabi digitalnih tehnologij in družbenih omrežij še hitreje pademo v past odlašanja s pomembnejšimi nalogami, zato je dobra tudi pozornost in njihova omejitev. Predvsem pa bodite prijazni do sebe in se odkrito pohvalite ali nagradite, vedno ko presežete lastne slabe vzorce delovanja iz preteklosti.
Spodbujevalci prelaganja obveznosti
Prekomerna uporaba digitalnih tehnologij pogosto odvrača našo pozornost od dela in nas vabi k lahkotnejšim aktivnostim (brskanje po družbenih omrežjih ali klepet s prijatelji). Kar 57 odstotkov celotnega časa na spletu izgubimo zaradi različnih motenj, namesto da bi se osredotočili na trenutno nalogo. Pri tem nam pomaga, da naredimo zavestne in načrtovane premore v dnevu, ko telefona in drugih zaslonov ne uporabljamo. Drugi močan povod za odlašanje je lahko tudi nejasnost navodil. Vodja mora vedno poskrbeti za to, da so naloge jasne, razumljive in »opremljene« s časovnim rokom.
