Kineziologinja, ki združuje gibanje na fizični in mentalni ravni, pri tem poudarja, da je za gibanje na vseh področjih potrebno učenje. Z vajo lahko sestanki postanejo bolj produktivni in vključujoči, celo zabavni – nihče namreč ni rekel, da sestanki stoje ali med sprehodom ne veljajo.
Kaj kot kineziologinja opažate v poslovnem svetu?
Današnji človek v povprečju sedi kar 60–70 odstotkov časa budnosti. Večina populacije ne dosega priporočil gibalne aktivnosti na dan. Šokantno je dejstvo, da je današnji povprečni človek razvitega sveta sedentaren 9 do 10 ur, nizkointenzivno gibalno aktiven 5 do 6 ur in zmerno do visokointenzivno gibalno aktiven slabih 20 minut na dan, ko pa smo ustvarjeni za gibanje. Prekomerno sedenje je z neustreznimi vzorci sedenja kvarno za hrbtenico, več kot 10 ur dnevnega sedenja predstavlja visoko stopnjo tveganja za zdravje. Dolgotrajno sedenje je velik javnozdravstveni problem, mnogi ga imajo za bolj škodljivo kot kajenje. Udobno lahko sedimo le 20 minut.
Tudi drugačna zasnova sestankov je lahko ena od rešitev. Svetujete, da včasih izvedemo sestanek stoje ali na »hodniku«.
Drži, sprememba okolja ima dokazano pozitiven učinek na produktivnost, odklon od sedenja pa na zdravje.
Kaj še svetujete za kreativne in učinkovite sestanke?
• Vprašajte se, ali je sestanek res nujen. Ravnajte po pravilu manj je več, razvrstite jih po pomembnosti, zaradi prenasičenosti.
• Pošljite vabilo s točkami dnevnega reda v vprašalni obliki, ki spodbuja razmišljanje.
• Omejite čas sestanka, saj je po 45 minutah težko ohranjati zbranost in aktivno sodelovati.
• Dogovorite se za pravila vedenja (glede prekinjanja razprav, skakanja v besedo, dominiranja posameznikov, očitkov, sporov in osebnih obračunavanj), s čimer se izognete dominiranju posameznikov in aktivno vključujte vse udeležence v razpravo.
• Začnite točno, brez zamujanja (po možnosti ob nenavadni uri, denimo 7:07), in končajte pet minut prej, da bodo vzljubili vaše sestanke.
• Ne čakajte na zamudnike (vzgoja za naslednjič).
• Izogibajte se mobilnim telefonom in računalnikom. Raziskave kažejo, da to zmanjša čas sestanka vsaj za 25 odstotkov, saj se zaradi elektorskih sporočil in »nujnih« telefonskih klicev izgubi fokus.
• Povabite šest do osem udeležencev, le tiste, ki jih nujno potrebujete za doseganje namena sestanka. Pošljite dnevni red in gradiva z vprašanji za vabljene vsaj tri do pet dni pred sestankom. Zapisnik naj sledi v 24 urah.
• Vzemite si čas za zaključek, sklep in povzetek ter preverite, ali vsi poznajo zadolžitve, in določite časovne roke.
• Vključite zapisnikarja in moderatorja, naj bo to vsakič kdo drug. S tem dvignete fokus in se hitreje priučite pravila.
• Kot sklicatelj preberite zapisnik, premislite o dopuščanju podaljševanja rokov ali ponovnem sklicevanju sestankov, če želite, da vas jemljejo resno in da se ne ujamete v spiralo zmanjšane učinkovitosti časa sestankovanja.
Med sestankom ne pozabite na hidracijo, po možnosti naj bo to voda iz pipe v izogib goram smeti po sestanku. Uvedete lahko na primer službene skodelice z imeni, gibanje, gibalni predah, spremembo položaja, v katerem sedite (če gre, na vsaj 30 minut), dobro prezračite prostor ter zapisujte oporne točke, saj boste tako lažje ostali zbrani. Morda lahko uvedete službene rokovnike.
Zakaj se sestankov večina izogiba? So sestanki res izguba časa, nujno zlo?
Če pobrskamo po spominu, se najverjetneje spomnimo na sestanke, ki so zgolj zaradi navade, tradicije, in po njih morda sploh ni prave potrebe. Ta vrsta sestankov so največji tatovi časa in skrivalnica pred delom. Če na sestanku nimamo določenih ciljev, »prilagodljivega« dnevnega reda in točke »razno«, so to lahko možni razlogi, da sestanki trajajo dlje, kot bi morali.
Sestanki naj bi v podjetjih predstavljali stičišče produktivnosti in kreativnosti, a mnogokrat zaradi neustrezne izvedbe in pomanjkanja znanja povzročajo odpor, izogibanje, izgubo volje ter zadržanost pri izražanju mnenja in idej. Po pregledu statistike ugotovimo, da pisarniški delavci od 30 do 70 odstotkov svojega delavnika preživijo na sestankih (odvisno od položaja in narave dela), od tega pa je okoli 25 odstotkov časa porabljenega neproduktivno. Sestanki trenutno predstavljajo grožnjo produktivnosti podjetja, zato je pomembno vključiti ustrezna pravila in omejitve – v »debonščini« (Aleksandra Arnuš je trenerka po licenci dr. Edwarda de Bona, op. p.) bi rekli, da potrebujejo facilitatorja, moderatorja.
Kdo je to?
To je nekdo z znanjem, kako učinkovito voditi sestanke ter omejiti čas, jasno izraziti fokus, namen sestanka in vključiti vse udeležence. Najverjetneje vas niso poučili, kako imeti dobre in učinkovite sestanke, ampak so sestanki nekega dne enostavno postali del vašega vsakdanjika. V času nenehnih sprememb prihaja v ospredje učenje vodstvenih veščin, kot je kreativnost. Trening te nam mogoča bolj produktivne in vključujoče, kreativne in zabavne sestanke. V septembru pripravljamo delavnico Šest klobukov razmišljanja in brezplačni webinar na to temo.
Kaj vam pomeni kreativnost, ali se je dovolj zavedamo kot »vsakodnevnice«?
Se bom kar poigrala z angleško besedo crea(k)tive … Dodala sem ji »k«, ki predstavlja aktivnost. Aktivnost za rast, ustvarjanje in napredek. Ne gre za talent, s katerim se nekdo »rodi«, ampak za veščino, ki se je lahko priučimo, jo treniramo in pri tem navsezadnje zelo uživamo. Ko opazimo, da v nečem postajamo boljši, imamo to raje in si želimo še več. Kot pri športnih in gibalnih aktivnostih, ki so tudi zelo zabavne in povezovalne. Če bomo zavestno vsakodnevno kreativni, se lahko izmojstrimo in v delu uživamo. Potem bomo pa lažje reševali globalne izzive, ki nas nenehno obdajajo. Od hitro spreminjajoče se narave dela do boljšega prispevanja k lastnemu zdravju za razbremenitev zdravstvenih institucij, nenehnega izobraževanja in skrbi, kako ostati »fit« za prihodnost, konkurenčnosti na trgu in družbene neenakosti.
Modri napotki za večjo učinkovitost
Kratki aktivni odmori, v katerih uporabljamo različne elastike za raztezanje tistih mišičnih skupin, ki so med sedenjem v skrajšanem položaju, denimo iliopsoas, pectoralis major in minor.
Ergonomska pisarna, ki vključuje principe aktivne pisarne, torej takšne, ki ponuja priložnosti za gibanje. Prvotni namen je prekinjanje dolgotrajnega sedenja, kar lahko dosežete tudi z opomniki in mobilnimi aplikacijami, ki spominjajo na aktivni odmor, s stoječim pogovorom po telefonu, sestankom na hodniku ali med hojo po stopnicah, z vajami za oči in zapestja, z možnostjo za kratko meditacijo ali krepčilni spanec, s stoječimi mizami, rastlinami, manj hrupa in boljšim prezračevanjem.
Namestitev tiskalnika stran od pisalne mize, »sprehodi se do sodelavca«, namesto da mu pošlješ e-pošto, »napolni kozarec vode« – ko je prazen, moramo vstati in je s tega vidika boljša izbira kot steklenička.
